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Guida di base a Microsoft Excel


1. Avvio di Excel

La schermata con cui si presenta Excel è fin troppo ricca di elementi e potrebbe intimidire chi se la trova davanti la prima volta. In questa situazione, la cosa giusta da fare è concentrarsi sugli aspetti essenziali e più immediatamente intuitivi, rimandando ad un secondo tempo l’esplorazione del resto. È quello che faremo adesso.

 

1.1 UN PICCOLO ASSAGGIO 

Con Excel si possono fare molte cose, ma alla base di tutto c’è il foglio di lavoro. Lavorare con Excel significa essenzialmente immettere numeri in un foglio di lavoro ed eseguire calcoli sui numeri immessi.

 

Il foglio di lavoro occupa la parte centrale della schermata di apertura di Excel, ed è formato da una serie di caselle, che si chiamano celle, definite dall’incrocio di righe e colonne: 

le righe sono identificate da una numerazione progressiva sul lato sinistro dello schermo e le colonne si distinguono l’una dall’altra in base ad una lettera dell’alfabeto, che fa da intestazione per ciascuna colonna.

Per usare il foglio di lavoro si scrivono nelle celle i dati da elaborare, operazione che si esegue molto facilmente con il mouse: si porta il puntatore del mouse sulla cella dove si intende scrivere qualcosa e di fa clic. Intorno alla cella appare un bordo nero, per indicare che è stata selezionata e il puntatore del mouse assume la forma di una croce quadrata, segno che la cella è pronta a ricevere dati.

I dati (numeri o lettere) si scrivono, ovviamente, con la tastiera. Per rompere il ghiaccio e veder come funziona il tutto, portiamo il puntatore del mouse sulla prima cella in alto a sinistra del foglio di lavoro, quella individuata dall’incrocio della colonna A con la riga 1 e sulla tastiera premiamo il tasto con numero uno. Questa operazione crea tre effetti:

1. Nella cella selezionata compare il carattere 1.

2. Nella parte alta dello schermo, sopra la griglia del foglio di lavoro compare il numero 1.

3. Il puntatore del mouse si trova nella cella selezionata e ha cambiato forma un’altra volta, diventando una sottile riga verticale.

Adesso premiamo il tasto INVIO per confermare che vogliamo immettere il numero 1 nella cella A1.

Questa operazione fa scomparire il richiamo del numero 1 che era presente nella barra orizzontale, immette materialmente il carattere 1 nella cella A1 e provoca la selezione della cella immediatamente sotto, quella individuata dalla riga 2 e dalla colonna A.

Adesso che abbiamo fatto la prima e più elementare delle operazioni che si possono eseguire su un foglio elettronico, immettere un dato, ripetiamo l’operazione sulla cella A2, che è già selezionata, immettendovi il numero 5 e premendo subito dopo il tasto INVIO, cosa che provoca la selezione automatica della cella A3.

In questa cella scriviamo la seguente serie di caratteri (possiamo scrivere sia in maiuscolo che minuscolo):

=A1+A2

Dopo l’immissione dei caratteri premiamo INVIO e nella cella A3 possiamo vedere che al posto dei caratteri che abbiamo appena scritto ora si trova il numero 6, che è appunto, il risultato della somma del contenuto della cella A1 con quello della cella A2.

Portiamo il puntatore del mouse sulla cella A1, facciamo clic col pulsante sinistro e scriviamo in questa cella il numero 7, premendo poi INVIO. La cella A1 prima conteneva il numero 1 e ora contiene il numero 7. Il contenuto della cella A2 è rimasto uguale (5), mentre nella cella A3 che presentava il numero 6, adesso c’è il numero 12.

Con queste semplici e intuitive operazioni abbiamo colto l’essenza del foglio di lavoro automatizzato: nelle celle A1 e A2 abbiamo immesso due valori (1 e 5 per cominciare, e7 e 5 dopo); nella cella A3 abbiamo scritto la formula che calcola la somma dei contenuti delle celle A1 e A2.

Quando di cambia il contenuto di una delle celle A1 o A2, il risultato della formula contenuto in A3 viene modificato automaticamente, in modo da corrispondere alla nuova situazione; prima la somma dei contenuti di A1 e A2 (1 e 5) generava 6, poi la stessa operazione, riferita alle stesse celle, ha generato 12, perché in A1 non c’era più un 1 ma un 7. 

Nelle celle del foglio di lavoro si possono scrivere dati o formule. Per "dati" si intende qualunque sequenza o stringa di caratteri; un numero intero o decimale, una frase, una sequenza di lettere, numeri e segni di interpunzione, fino a un massimo di 255 caratteri per cella. Quando si immettono dati nelle celle occorre rispettare un solo vincolo: il primo carattere non può essere il segno di uguale, perché nella convenzione di Excel serve a distinguere i dati dalle formule.

Nell’esempio che abbiamo appena visto, la presenza di un segno di uguale davanti ai caratteri A1+A2 dice a Excel che si tratta di una formula, cioè di un comando da eseguire sui contenuti delle celle A1 e A2.

Proviamo a scrivere in A3 semplicemente A1+A2 senza il segno di uguale: nella cella compare quello che abbiamo scritto, non il risultato di un calcolo. Non essendoci il segno di uguale all’inizio della stringa di caratteri, Excel la interpreta come un dato e la inserisce pari pari nella cella.

Dopo aver constatato che è molto semplice e intuitivo ottenere da un foglio di lavoro Excel qualche risultato utile, possiamo dedicare un po' di tempo ad esplorare l’ambiente in cui ci troviamo, identificando i vari elementi che lo compongono.

 

1.2 GUARDIAMOCI INTORNO

Quando si avvia Excel lo schermo del computer si riempie completamente di una finestra articolata in vari elementi e si chiama finestra dell’applicazione. Si tratta di una finestra strutturata come la gran parte delle finestre di Windows 95: in testa compare la barra del titolo, ha un colore blu scuro, con una scritta in bianco. All’estrema destra della barra del titolo si trovano i tre pulsanti per il ridimensionamento della finestra. In fondo alla finestra sul lato destro troviamo le barre di scorrimento orizzontale e verticale.

La finestra dell’applicazione ne contiene una seconda, detta finestra del documento, nella quale si immettono i dati e formule. Siamo quindi in presenza di due finestre, una dentro l’altra. La finestra dell’applicazione è il contenitore ed è ingrandita al massimo, in modo da poter accogliere una finestra del documento.

In questa modalità di ingrandimento, l’unica indicazione che le finestre sono due e non una sola viene dal fatto che ci sono due gruppi di pulsanti per il ridimensionamento delle finestre, sovrapposti nell’angolo in alto a destra. I pulsanti superiori pilotano le dimensioni della finestra dell’applicazione (cioè la finestra di Excel), mentre quelli che stanno sotto servono per ingrandire, rimpicciolire o ridurre a icona la finestra del documento sul quale si lavora.

La barra del titolo contiene i titoli delle due finestre, separati da un trattino. Il documento vuoto che si predispone all’avvio di Excel prende il nome di Cartel, abbreviazione convenzionale del suo nome completo, che è cartella di lavoro 1. Se si vuole distinguere la finestra del documento da quella dell’applicazione, basta fare clic sul pulsante di ridimensionamento del secondo gruppo di pulsanti, ottenendo un risultato simile a quello che si vede in figura.

Sotto la barra del titolo, nella finestra dell’applicazione, si trovano normalmente quattro barre:

1.2.1 Barra dei menu.

Raccoglie i menu dei comandi attivabili in Excel, raggruppati per famiglie.

 

1.2.2 Barra degli Strumenti Standard.

Raccoglie una serie di pulsanti, identificati da una icona che rappresenta un comando. Facendo clic su un pulsante in questa barra si attiva direttamente il comando al quale il pulsante è associato. I pulsanti delle barre degli strumenti servono per attivare i comandi direttamente, senza passare per i menu.

 

1.2.3 Barra degli strumenti Formattazione.

Funzionalmente analoga alla precedente, che aggrega i pulsanti per i comandi di uso più frequente, questa barra raggruppa i pulsanti con i quali si attivano i comandi per dare un formato al documento o a sue parti: stile dei caratteri, dimensioni, posizione delle scritte nelle celle, etc.

 

1.2.4 Barra della Formula.

Quando una cella del foglio di lavoro è stata selezionata con un clic del mouse, in questa barra viene evidenziato il contenuto della cella, in modo che sia più agevole modificarla. Se la cella contiene una formula, del tipo che abbiamo visto in precedenza nell’esempio, nella cella compare il risultato della formula, mentre nella barra della formula si vede la formula che produce quel risultato.

 

1.2.5 Barra di Stato.

In fondo alla finestra dell’applicazione, sotto la barra di scorrimento orizzontale, questa barra fornisce informazioni sui comandi selezionati con il mouse o con la tastiera. Contiene anche, nella parte a destra, un funzione automatica che esamineremo più avanti. All’interno della finestra dell’applicazione si trova il documento con il quale si lavora. Se non si danno indicazioni diverse Excel, all’atto dell’avviamento, presenta una cartella di lavoro nella quale sono contenuti 16 fogli di lavoro vuoti.

 

Questi fogli sono indipendenti l’uno dall’altro, possono essere rimossi o spostati ed è possibile attribuire loro nomi personalizzati, in sostituzione di quelli convenzionali, attribuiti in fase di apertura. Per non creare un effettivo affastellamento delle immagini, nella finestra del documento viene visualizzato un foglio di lavoro per volta.

Quello visualizzato si chiama Foglio attivo e lo si riconosce perché il suo nome (scritto nella linguetta in basso) appare in chiaro, rispetto alle restanti che sono in grigio. Si passa da un foglio di lavoro all’altro in due modi:

· Con un clic sulla linguetta.

· Agendo su una particolare pulsantiera, che sta a sinistra della barra di scorrimento orizzontale.

Nello spazio in fondo alla finestra del documento coesistono le schede dei fogli di lavoro e la barra di scorrimento orizzontale. È possibile dare più spazio alle schede dei fogli restringendo la barra di scorrimento. Per ottenere questo risultato si porta il puntatore del mouse nel punto di intersezione fra l’estremità sinistra della barra di scorrimento e l’ultima scheda visibile. Il puntatore assume l’aspetto di una doppia barretta verticale, con due frecce che puntano a destra e a sinistra. Tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse si trascina il puntatore verso destra per restringere la barra di scorrimento.

Il foglio di lavoro è articolato in celle che si trovano all’intersezione delle righe (numerate a sinistra) e delle colonne (codificate in alto). Ogni foglio di lavoro è composto da 65.536 righe e da 256 colonne che intersecandosi formano 16.777.216 celle.

 

1.3 IL RUOLO DEL MOUSE

In Excel si lavora col mouse, uno strumento molto potente e flessibile: praticamente indispensabile, per cui è bene imparare a dominarlo fin dal primo momento. Il mouse è un dispositivo di input col quale si inviano segnali al computer, segnali che vengono intercettati dai programmi e si trasformano in sequenze di istruzioni, che a loro volta fanno accadere eventi della natura più varia. I segnali generati dal mouse sono di cinque tipi diversi e si producono:

1. facendo scorrere il mouse senza toccare i pulsanti che stanno sulla sua parte anteriore;

2. trascinandolo mentre si tiene premuto il pulsante che sta sul lato sinistro;

3. premendo con un solo scatto netto il pulsante che sta sul lato sinistro;

4. eseguendo due volte la stessa operazione: sempre sul pulsante di sinistra, in rapida successione;

5. premendo con un solo scatto netto il pulsante destro del mouse.

Siccome le operazioni dalla (3) alla (5) che si possono fare sui pulsanti provocano un leggero suono, una specie di clic, si indicano rispettivamente con le espressioni "fare clic", "fare doppio clic" e "fare clic a destra".

Come dice il suo nome, il puntatore serve per puntare ad elementi costitutivi della finestra di Excel ed eseguire su e con questi elementi vari tipi di operazioni, che illustriamo per sommi capi nell’elenco che segue:

1.3.1 Selezione di Celle.

Quando si attiva Excel, la prima casella nel foglio di lavoro, la cella A1, appare circondata da un bordo nero, più spesso dei bordi che definiscono le atre celle.

Questa caratteristica indica che la cella è "selezionata", cioè pronta a ricevere input. Il puntatore del mouse assume la forma di una croce quadrata per indicare che c’è una selezione attiva. Per selezionare una cella diversa, basta portarvi sopra il puntatore a croce del mouse e fare clic. Se si porta il puntatore del mouse all’interno di una cella selezionata e si fa doppio clic, il puntatore cambia forma e diventa una sottile barra verticale, trasformandosi così in un segnale di inserimento. Trascinando il mouse su più celle mentre si tiene premuto il tasto sinistro si genera una selezione multipla, riconoscibile per il fatto che tutte le celle interessate dal trascinamento, sono circondate da un bordo più spesso e assumono un colore di sfondo scuro.

 

1.3.2 Copia e spostamento.

Una cella selezionata può essere spostata o copiata con il mouse. Portando il puntatore a croce su uno dei bordi della cella selezionata, il puntatore assume la forma si una freccia inclinata a sinistra. Trascinando il bordo sul quale è appoggiato il puntatore, la cella viene spostata nel punto in cui si interrompe il trascinamento.

Per fare una copia con il mouse di una o più celle selezionate, occorre appoggiare il puntatore del mouse nel quadratino che si trova nell’angolo in basso a destra del bordo scuro che delimita laselezione: il puntatore prende la forma di una piccola croce nera e trascinandolo verso destra o verso sinistra o in un’altra direzione, si crea una copia della cella o delle celle selezionate.

 

1.3.3 Selezione dei comandi.

Nella finestra dell’applicazione Excel si danno i comandi selezionandoli dalla barra dei menu o agendo sui pulsanti della barra degli strumenti. Facendo clic su una delle nove voci che compongono la barra dei menu si fa scendere una finestrella che contiene un elenco di comandi. Un ulteriore clic su una di queste voci dell’elenco attiva il comando corrispondente. Nel menu sono elencati tutti i comandi che si potrebbero dare a Excel. Alcuni di questi, però, non sono sempre disponibili, ma lo diventeranno in certe circostanze particolari. Le opzioni assoggettate a questo vincolo sono scritte in un carattere grigio e non sono sensibili al clic del mouse. Le barre degli Strumenti, visualizzate sotto la barra dei menu, sono formate da pulsanti la cui finalità è richiamata da un piccolo disegno che lo copre, chiamato icona. Appoggiando il puntatore del mouse sull’icona e attendendo un breve istante compare la descrizione della finalità del pulsante, all’interno di una casellina gialla. Una scritta più esplicativa la si trova sulla barra di stato. Un clic sul pulsante attiva il comando corrispondente.

 

1.3.4 Menu di scelta rapida.

Facendo clic a destra su una cella selezionata si provoca l’uscita di una finestrella rettangolare più o menu lunga, che contiene un certo numero di scritte, del tutto simile ad un menu. È infatti il menu di scelta rapida o anche menu contestuale.

Questo tipo di menu è una versione sintetica di uno dei menu principali, e elenca soltanto alcune voci che sono congrue con la situazione in cui è stato fatto clic e servono per selezionare rapidamente un comando. Per chiudere questo menu senza scegliere nulla basta premere il tasto ESC.

 

1.3.5 Dimensioni di righe e colonne.

Quasi tutti gli aspetti di un foglio di lavoro che si presentano in modo predefinito all’avvio di Excel possono essere modificati e adattati alle esigenze particolari dell’utente. Gran parte di queste modifiche si attivano con il mouse. Il caso più frequente è la modifica o l’adattamento della larghezza delle colonne o dell’altezza delle righe.

Nel foglio di lavoro le colonne sono predisposte per ricevere circa 8 caratteri nel formato standard die caratteri usati da Excel. La larghezza può essere portata fino ad una capacità di 255 caratteri. L’altezza standard delle righe è definita in 12,75 punti tipografici e può essere incrementata fino a 409,5 punti.

Per modificare col mouse la larghezza delle colonne si fa clic sull’intestazione della colonna, provocando una selezione dell’intera colonna. che viene evidenziata con un colore scuro. Quindi si porta il cursore sulla linea di separazione fra la colonna selezionata e quella alla sua destra e si fa clic. Il puntatore assume la forma di una doppia barretta verticale con due frecce: trascinando il mouse verso destra o verso sinistra si allarga o si restringe la colonna. Per le righe, l’operazione da farsi è concettualmente identica, l’unica differenza è che la selezione della riga si fa con un clic sulla casella di intestazione a sinistra, che porta il numero d’ordine della colonna.

Se in una colonna si trovano già dei dati, si può adattare la larghezza della colonna in modo che corrisponda a quella del dato più lungo facendo semplicemente doppio clic sulla linea di separazione fra l’intestazione della colonna e quella alla sua destra.

 

1.4 CALCOLO AUTOMATICO

Nella parte destra della barra di stato compare una scritta: normalmente, Somma=0. Dietro questa scritta si nasconde una funzionalità chiamata Calcolo Automatico, aggiunta di recente a Excel che è straordinariamente comoda mentre si costruisce un foglio di lavoro. Per capire come funziona e a che cosa serve basta provarla. Immettiamo una serie di numeri a caso, uno sotto l’altro in una colonna qualunque del foglio di lavoro.

Selezioniamo la serie dei numeri trascinandovi sopra il mouse: nella barra di stato la funzione Calcolo Automatico si attiva e invece di dire sibillinamente Somma=0 adesso indica il risultato della somma dei valori selezionati.

Questo strumento contiene anche delle funzioni che si riferiscono sempre ai contenuti delle celle selezionate al momento, per cui è possibile farsi indicare al volo al media dei valori selezionati, il valore massimo, quello minimo, quante sono le celle selezionate che contengono qualcosa e quante sono quelle che contengono numeri.

Per scegliere la funzione che interessa attivare si fa clic a destra sulla scritta nella barra di stato, provocando così l’uscita di un menu di scelta rapida sul quale, con un opportuno clic, si predispone la funzione, che rimane attiva fino a quando non la si sostituisce con un’altra.

 

1.5 FARSI AIUTARE DA EXCEL

Le funzionalità disponibili in Excel sono numerosissime e le opzioni associate a ciascuna funzionalità spesso sono decine; anche gli utenti più esperti, a fronte di una tale gamma di possibilità, possono a volte aver bisogno di una guida o di un suggerimento. Per soddisfare questa necessità Excel mette a disposizione una serie di strumenti di guida e orientamento per l’utente, che elenchiamo qui di seguito:

Barra degli Strumenti. Oltre alle barre degli Strumenti standard e Formattazione che vengono presentate automaticamente dall’applicazione all’avvio di Excel, è possibile attivare una barra chiamata Suggerimenti. Si seleziona il menu Visualizza facendovi sopra clic con il pulsante sinistro del mouse e fra le opzioni disponibili si sceglie Barra degli Strumenti. Nella finestra di dialogo che si apre si fa clic sulla casella di selezione accanto alla dicitura Barra dei Suggerimenti. Questa barra presenta un conciso suggerimento che cambia a mano amano che si danno comandi o si selezionano parti del foglio di lavoro. Guida Contestuale. In molte finestre di dialogo che si aprono quando si attivano determinati comandi, sono presentate varie opzioni tra cui scegliere quella corretta ai fini dell’operazione che si vuole eseguire.

Queste finestre presentano di solito un quadratino in alto a destra, nel quale è inserito un punto interrogativo. Se si fa clic sopra di esso con il pulsante sinistro del mouse, il puntatore assume l’aspetto di un grosso punto interrogativo. Appoggiando il puntatore così trasformato su una delle caselle di selezione presenti nella finestra di dialogo e facendo clic, si provoca l’uscita di un testo esplicativo che descrive la finalità dell’operazione. Guida in Linea. Nella finestra dell’applicazione la dicitura dell’ultimo menu a destra non è una parola ma un punto interrogativo. Un clic su questo menu attiva le funzionalità della Guida in Linea.

 

 

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