Guida di base a Microsoft Excel

3. QUALCOSA DI SOLIDO

3.1 UN MODULO PER IL RIMBORSO SPESE

Prepariamo un foglio di lavoro secondo lo schema che si può vedere nella figura che è quello di un modulo per raccogliere i dati. Ci serviremo di questa cartella di lavoro per esaminare quali servizi e funzionalità di Excel si possono utilizzare per migliorare l’efficacia e l’efficienza di un tipico modulo per acquisire dati.

La cartella di lavoro è già stata registrata in un file con un clic col nome Rimborso spese.xls. In questo caso sfruttiamo la flessibilità nella definizione dei nomi offerta dalla versione 7.0 di excel sotto Windows 95.

Chi lavora con versioni precedenti può nominare il file Rimborso.xls.

Il foglio1 presenta uno schema ricorrente nella prassi di molte aziende dove ci sono dipendenti che viaggiano spesso per lavoro. L’impostazione varia ovviamente, da caso a caso ma le informazioni che servono sono come minimo le seguenti:

Commessa (B1) Codice che identifica la commessa di lavoro o il progetto o il nome del cliente a carico del quale è stato fatto il viaggio.

Viaggio (B2) Itinerario della trasferta

Dipendente (B3) Nome del dipendente che chiede il rimborso

Data Presentazione (E3) Data in cui è stata presentata la richiesta di rimborso

Tariffa chilometrica (F1) Tariffa per il calcolo della liquidazione del rimborso per viaggi

Data (B5:F5) Date in cui sono state effettuate le spese

Totali (G5:G17) Totali per riga

Biglietti A (B6:F6) Importi dei biglietti di viaggio pagati anticipatamente dall’azienda

Auto/Km (B7:F7) Km percorsi dal dipendente

Auto/Rimborso (B8:F8) Valorizzazione, in base alla tariffa chilometrica, dei Km percorsi

Biglietti R (B9:F9) Importi dei biglietti di viaggio acquistati dal dipendente

Taxi (B10:F10) Spese per Taxi

Pedaggi (B11:F11) Pedaggi autostradali

Albergo (B12:F12) Spese per pernottamento

Pasti (B13:F13) Spese per pasti

Varie (B14:F14) Spese di varia natura

Totale Spese (B15:F15) Totale delle spese sostenute

Anticipo cassa (B16:F16) Anticipi ricevuti dal dipendente

Rimborso Richiesto - Differenza Tra spese e anticipi.

(B17:F17)

Le informazioni che si raccolgono in questo modulo servono per:

· Conteggiare correttamente quanto è dovuto al dipendente e per quali ragioni

· Ripianare gli scoperti di cassa di contabilità generati dagli anticipi

· Aggiornare il costo industriale della commessa che ha generato il viaggio.

3.2 FORMATI E INTERVALLI

Le caratteristiche delle informazioni che si raccolgono con questo foglio di lavoro sono di per sé evidenti e possiamo predisporre i subito formati.

Definiremo quindi un formato Data per la cella E3 e per l’intervallo B5:F5.

Le celle B1, B2 e B3 dovranno ricevere caratteri di testo, quindi può andare bene il formato Generale.

L’intero intervallo di celle che va da B6 a G17 è destinato a ricevere numeri, non tutti però del formato valuta, visto che ci sono anche i Km percorsi (B7:F7).

Scegliamo quindi per questo intervallo il formato numerico con separatore delle migliaia.

Per attivarlo, dopo aver selezionato l’intervallo B6:G17, possiamo far scendere la finestra di dialogo Formato Celle dal menu Formato o possiamo scegliere il pulsate Stile Separatore contraddistinto dall’icona con tre zeri nella barra degli strumenti Formattazione. Per quanto riguarda lo stile dei caratteri attribuiamo a tutti lo stile Grassetto.

Le formule che sono presenti un questo foglio di lavoro non sono molto complesse e approfittiamo dell’occasione per utilizzare un altro metodo per inserirle.

3.3 LE ALTRE FORMULE

Nella cella B15 andremo a inserire la formula:

=SOMMA(B8:B14)

e poi dopo averla selezionata, eseguiremo un’azione di Riempimento Automatico per copiarla nell’intervallo C15:F15. In questo caso i riferimenti relativi ci fanno gioco, perché in ciascuna cella la formula farà riferimento alla colonna sovrastante, che è esattamente quello che vogliamo ottenere. Per conteggiare quanto è dovuto al dipendente si dovrà eseguire una sottrazione nell’ipotesi che il dipendente abbia sostenuto spese superiori all’anticipo ricevuto. La formula da immettere in B17 sarà:

=B15-B16

che verrà poi copiata nelle celle adiacenti della stessa riga, sempre con la tecnica del riempimento Automatico, fino alla cella F17. Che cosa succede se il dipendente spende meno dell’anticipo ricevuto? Il risultato della sottrazione sarà un valore negativo e il valore assoluto della cella B17 sarà la cifra che il dipendente dovrà restituire all’Ufficio cassa. nella colonna G, dalla riga 7 alla riga 17 ripetiamo la stessa formula che nella cella G7 sarà:

=SOMMA(B7:F7)

e nelle celle sottostanti sarà ripetuta con la modifica automatica dei riferimenti.

3.4 STAMPARE UN FOGLIO DI LAVORO

Per stampare un foglio di lavoro si possono seguire diverse strade. Quando il foglio è piccolo e semplice si può fare clic sul pulsante Stampa della barra degli strumenti Standard. Il foglio sarà stampato con una struttura predefinita.

Le cose si fanno più difficili quando il foglio di lavoro è abbastanza complesso e molto grande Per fortuna degli utenti Excel mette a disposizione una funzionalità della Anteprima di stampa, richiamabile direttamente con un clic sul pulsante omonimo, che sta subito a destra del pulsante di stampa. Con dice il suo nome, Anteprima di Stampa, permette di vedere il foglio di lavoro come verrà stampato, senza farlo materialmente.

Facciamo subito una prova e attiviamo l’anteprima di Stampa per il foglio Rimborso Spese. Una prima sorpresa: la barra di stato in fondo a questa schermata informa che il foglio produrrà a stampa due pagine e non una sola.

Per vedere la seconda pagina in Anteprima di stampa facciamo avanzare la barra di scorrimento e possiamo constatare che è rimasta fuori dalla prima pagina, una sola colonna.

Facciamo clic sul pulsante Imposta per attivare una finestra di dialogo con diverse schede tra le quali scegliamo Orientamento del Foglio. Un clic sul pulsante si opzione Orientamento Orizzontale e un secondo clic di conferma su OK ci riportano alla finestra Anteprima di Stampa, dove abbiamo la soddisfazione di vedere che il nostro modulo ora entra in un’unica pagina.

Dalla finestra di Anteprima si possono attivare due funzioni importanti come Margini e Imposta. Quando si fa clic su Margini compaiono sui bordi del documento una serie di tacche che evidenziano le attuali impostazione dei margini del foglio e le larghezze delle colonne. È possibile regolare a vista i margini e le distanze fra le colonne agendo sulle tacche con il mouse e spostandole.

Lo stesso risultato lo si può ottenere digitando opportuni valori numerici nelle caselle che contengono le dimensioni dei margini e che vengono visualizzate della scheda Margini della finestra di dialogo Imposta Pagina.

3.5 INTESTAZIONI E PIÈ DI PAGINA

Se non riceve disposizioni in merito Excel stampa il foglio di lavoro inserendo una intestazione che porta il nome del foglio di lavoro e un piè di pagina col parola Pagina seguita dal numero della pagina stessa.

Naturalmente è possibile modificare questo comportamento. Per farlo si seleziona la scheda Intest/Piè di pagina nella finestra di dialogo Imposta Pagina.

Sono già disponibili una serie di testi predefiniti per l’intestazione e il piè di pagina, costruiti con termini ricorrenti nella burocrazia aziendale e utilizzando varie informazioni reperite da Excel nel sistema. Questi testi standard si possono reperire nella casella a discesa che compare sotto i due riquadri a sinistra.

Se le diciture predefinite non sono adeguate, se ne possono creare di nuove, agendo sui rispettivi pulsanti Personalizza. La finestra di dialogo che si presenta è uguale per l’intestazione sia per il piè di pagina e permette di comporre uno di questi testi articolandolo in tre sezioni, che verranno stampate in tre bande di uguali dimensioni. Il testo da stampare può essere immesso direttamente in una delle caselle disponibili, intitolate A Sinistra, Al Centro e A Destra. Non è obbligatorio utilizzarle tutte e tre.

Il testo immesso in queste caselle può essere formattato scegliendo carattere, stile e dimensione da una finestra di dialogo che viene attivata premendo il pulsante marcato con la lettera A. Agendo sugli altri pulsanti che stanno alla destra di quello che serve a formattare il testo, si possono immettere nelle tre caselle codici automatici che richiamano:

· il numero della pagina;

· il numero delle pagine in cui si sviluppa l’intero documento stampato;

· la data;

· l’ora;

· il nome del file della cartella di lavoro;

· il nome della scheda (del foglio di lavoro).

3.6 AUTOCOMPOSIZIONE FUNZIONE

La tendenza al gigantismo di Excel si manifesta in tutto il suo splendore nella dotazione di funzioni predefinite: sono esattamente 274 suddivise in categorie.

L’autocomposizione Funzione si avvia automaticamente quando si sceglie il comando Funzione dal menu Inserisci. Può essere attivata anche dal pulsante Fx nella barra degli strumenti Standard oppure dallo stesso pulsante che si trova nella barra delle formule in forma ridotta.

L’autocomposizione si sviluppa in due soli passaggi. Il primo serve per selezionare la funzione che si vuole utilizzare mentre il secondo guida l’utente all’inserimento degli argomenti. Quando l’autocomposizione ha ricevuto le informazioni richieste dalle sue due finestre, inserisce automaticamente la formula nella cella selezionata.

La prima finestra di dialogo a sinistra elenca le categorie in cui sono raggruppate le funzioni. Selezionando il nome della categoria, l’elenco delle funzioni che ne fanno parte compare nella selezione di destra.

Per facilitare la ricerca, nella casella Categoria sono disponibili altri due raggruppamenti:

Tutte, che sviluppa la lista completa di tutte e 274 le funzioni disponibili in ordine alfabetico. Usate più di Recente. Fa comparire nella casella Nome Funzione un elenco ridotto delle funzioni che sono state usate nell’ultima sessione di Excel e in quella in corso. Scelta la funzione che interessa, ad esempio Media, si fa clic su Avanti.

Si apre la seconda finestra. Una dicitura spiega che gli argomenti indicati come num1, num2.... possono essere da 1 a 30 e devono essere numerici. In alcuni casi esistono argomenti facoltativi e altri obbligatori.

Quelli obbligatori sono visualizzati in grassetto, mentre gli altri sono da ritenersi opzionali. Per la funzione media è richiesto come minimo un argomento che deve essere o un numero costante o un intervallo di celle che contengono numeri.

Per indicare l’argomento l’utente può digitarlo direttamente nella casella oppure può puntare col mouse la cella che contiene il valore che intende immettere. In entrambi i casi, una volta introdotto un argomento, il valore che ha in quel momento nel foglio di lavoro compare nella parte destra della casella in cui è stato immesso. Contestualmente all’immissione degli argomenti, nella casella in alto a destra, con l’etichetta valore, si presenta il risultato della funzione per gli argomenti immessi fino a quel momento.

Un clic sul pulsante Fine provoca la chiusura dell’autocomposizione e l’immissione della funzione nella barra della formula.

Da li premendo il tasto INVIO si può immettere la funzione nella cella che era stata selezionata all’inizio del ciclo.

3.7 FORMATTAZIONE DI UN FOGLIO DI LAVORO

Una volta creato un foglio di lavoro è possibile formattarlo per evidenziare le informazioni e creare dei rapporti più efficaci. La barra degli strumenti Standard contiene gli strumenti e le opzioni di formattazione più comuni, quali grassetto, allineamento e bordatura delle celle. Per disporre di più opzioni di formattazione direttamente sul foglio di lavoro è possibile visualizzare la barra degli Strumenti Formattazione tramite la scheda Barre degli Strumenti nel menu Visualizza.

È anche possibile utilizzare i comandi nel menu Formato.

3.7.1 Formattazione con bordi e ombreggiature

In Excel le celle possono essere racchiuse in una cornice e ombreggiate. È possibile disegnare una qualsiasi combinazione di linee orizzontali e verticali, a sinistra e a destra, in alto e in basso rispetto alla cella. È anche possibile creare sottolineature doppie e linee di colonna. Il comando Celle nel menu Formato consente di visualizzare le schede Bordi e Sfondo che permettono di controllare il formato dei bordi e delle ombreggiature. Le celle adiacenti condividono i bordi. Inserire, ad esempio, un bordo inferiore in una cella equivale ad inserire un bordo superiore nella cella sottostante.

È possibile far risaltare i bordi, sottolineature doppie e ombreggiature nascondendo le griglie in un foglio di lavoro.

Per nascondere le griglie di riferimento quando si visualizza o si stampa un foglio di lavoro scegliere il comando Opzioni dal menu Strumenti e selezionare la scheda Visualizza. Disattivare la casella di controllo Griglia.

3.7.2 Aggiungere bordi e ombreggiature

1. Selezionare la cella o le celle da Formattare.

2. Scegliere il comando Celle dal menu Formato.

3. Selezionare la scheda Bordi.

4. Selezionare le opzioni desiderate.

5. Scegliere OK.

Ombreggiare le celle con dei motivi

1. Selezionare la cella o le celle da formattare.

2. Scegliere il comando Celle dal menu Formato.

3. Selezionare la scheda Motivo.

4. Selezionare il motivo dell’ombreggiatura ed i colori di primo piano e di sfondo desiderati.

5. Scegliere OK.

3.8 CAMBIARE LA FORMATTAZIONE DEL CARATTERE

1. Selezionare la cella o le celle da formattare.

2. Scegliere il comando Celle dal menu Formato.

3. Selezionare la scheda Carattere.

4. Selezionare le opzioni desiderate.

5. Scegliere OK.

Excel 2000 base

3.9 APPLICARE IL FORMATO NUMERICO, DATA O ORA

1. Selezionare la cella o le celle da formattare.

2. Scegliere il comando Celle dal menu Formato.

3. Selezionare la scheda Numero.

4. Selezionare le opzioni desiderate.

5. Scegliere OK.

3.10 ALLINEARE IL TESTO O NUMERI

1. Selezionare la cella o le celle da formattare.

2. Scegliere il comando Celle dal menu Formato.

3. Selezionare la scheda Allineamento.

4. Selezionare le opzioni desiderate.

5. Scegliere OK.

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