Guida di base a Microsoft Excel

Le funzionalità di calcolo intrinseche di un foglio di lavoro ne fanno uno strumento eccellente per registrarvi pochi dati essenziali, elaborarli con formule di vario tipo e ricavarne molte informazioni: il caso più tipico è quello delle analisi di bilancio, che abbiamo esaminato precedentemente.

Il termine database si potrebbe rendere in italiano con "base di dati", ma l’inglese ha dalla sua il vantaggio della compattezza, che ce lo fa preferire. Con questo nome si caratterizza una qualsiasi raccolta di dati omogenei, conservati su un supporto di registrazione in una forma strutturata. Come il borghese di Molière, che parlava in prosa senza saperlo, tutti noi viviamo in mezzo ai database e ce ne serviamo quotidianamente, anche se non sappiamo che si chiamano così. Sono infatti da considerarsi database le guide del telefono, le rubriche di indirizzi che teniamo in tasca o sul tavolo di lavoro, le matrici degli assegni bancari e altri semplici oggetti di uso quotidiano.

Ciò che caratterizza un database è il fatto che contiene dati omogenei, registrati in forma strutturata. Un bilancio non è un database, perché i dati sono sì, strutturati, ma si riferiscono a realtà diverse (attività e passività, per esempio), mentre può essere considerato un database un libro giornale di contabilità, perché tutte le righe contengono informazioni omogenee, disposte sempre nello stesso modo (strutturate, quindi): numero di registrazione, data, documento, conto di addebito, conto di accredito, importo.

In un database i dati sono organizzati secondo una gerarchia di contenitori che si chiamano campi, record e tabelle. Questi termini tecnici si possono ricondurre a semplici realtà della vita di tutti i giorni. In un tipico database, qual è la guida telefonica distribuita da Telecom, i campi contengono i dati elementari che caratterizzano l’abbonato: cognome, nome, indirizzo, numero di telefono. Mettendo insieme i campi di un singolo abbonato si ottiene un record, che corrisponde alla riga stampata. L’insieme delle righe o record forma la tabella. Tutto qui. 

La struttura è data dall’ordine con cui sono disposti i campi nei record: nel caso della guida telefonica, viene sempre prima il cognome, seguito dal nome, dall’indirizzo e dal numero di telefono. Un altro elemento qualificante è l’omogeneità dei contenuti: nel campo del numero di telefono non compare mai un nome o un indirizzo.

Se mettiamo uno sotto l’altro i record di una guida del telefono e diamo la stessa larghezza ai campi, la tabella che ne risulta assume un aspetto molto familiare: i record potrebbero essere righe e i campi colonne di un foglio di lavoro Excel. L’identità strutturale fra un foglio di lavoro e una tabella di database è la base logica che consente di usare Excel anche per creare e gestire database e non soltanto per analizzare dati numerici disposti su un foglio di lavoro.

Ben consapevoli di questa possibilità, i creatori di Excel hanno messo a punto una serie di strumenti specializzati per agevolare l’uso di questo programma come gestore di database. Vedremo in questo capitolo quali sono questi strumenti e come si possono utilizzare in concreto. 

4.2 POSSIBILITÀ E VINCOLI

In merito alla logica interna dei database, alle correlazioni fra tabelle, campi e record, si è sviluppata negli anni una solida dottrina, che attinge alla logica matematica e alla teoria degli insiemi. Non è il caso qui di farvi riferimento, perché questo insieme di concetti è di estremo interesse per l’impostazione e la gestione di database estremamente grandi, quali potrebbero essere l’archivio anagrafico dell’INPS o il database per le prenotazioni dei posti di una linea aerea internazionale, ma ha scarso rilievo per i database che si possono costruire con Excel, le cui dimensioni sono decisamente molto più contenute.

Perché mai verrebbe fatto di chiedersi? Non è vero, forse, che una cartella di lavoro Excel può contenere fino a 256 fogli e che in ciascun foglio si possono utilizzare 16.384 righe, ognuna composta da 256 colonne? Non sarebbe possibile, quindi, creare una cartella di lavoro che ospiti un database formato da 4.194.304 record (cioè 16.384 righe per 256 fogli di lavoro)? 

In teoria sì, ma in pratica esiste un limite, imposto dalla dimensione della memoria RAM  del computer col quale si lavora. Per lavorare su una cartella di lavoro, Excel deve richiamarla dal disco rigido in cui è stata salvata e travasarla per intero nella RAM del computer, cioè nell’area di lavoro delle istruzioni che formano il programma, in modo che il contenuto della cartella sia permanentemente accessibile senza che sia necessario accedere al disco per richiamarne dei pezzi.

Un’ipotetica cartella di lavoro che contenesse quattro milioni di record - anche se ciascuno non fosse più lungo di 10 caratteri - avrebbe bisogno di uno spazio pari a 40 milioni di caratteri. Un simile fabbisogno non potrebbe essere soddisfatto da un normale personal computer, perché la dimensione delle RAM nei modelli più diffusi raramente supera gli 8MB (milioni di byte) e anche nelle macchine destinate a impieghi professionali non si va oltre i 16, massimo 32MB.

Per utilizzare le funzionalità di database presenti in Excel occorre attrezzare, per così dire, il foglio di lavoro, cioè preparare uno schema vuoto che definisca i campi in cui si articolano i record che formeranno la tabella, vale a dire il database vero e proprio.

Abbiamo già visto in altre occasioni che è bene riflettere un po’ prima di mettere dati e formule in un foglio di lavoro, per non trovarsi in seguito incastrati in spazi troppo esigui ed essere costretti a spostare tutti gli intervalli per lavorare meglio.

Una riflessione preliminare si impone ancora di più quando si decide di creare un database per utilizzare le relative funzioni di Excel.

È opportuno anzitutto analizzare preliminarmente i dati che si hanno a disposizione (o che si vogliono generare) per stabilire che uso se ne vuol fare e come andranno organizzati. In un database ogni campo deve contenere un dato univoco, diverso da quello che può essere registrato in altri campi: se è previsto che ci sia un cognome, deve contenere un cognome e un non nome e cognome insieme; i campi che ospiteranno date dovranno contenere date e non descrizioni e importi in denaro e così via. Vanno inoltre eliminate le ridondanze, ogni informazione deve essere presente una sola volta in un record.

L’univocità dei singoli campi determina l’univocità dei record, ognuno dei quali deve necessariamente essere diverso dagli altri. Anche se abbiamo due amici che si chiamano Mario Rossi e per combinazione abitano entrambi a Milano in Corso Garibaldi 49, i loro numeri di telefono, almeno, saranno diversi e questo renderà univoci i loro record in un ipotetico database di indirizzi.

Se per una qualunque ragione si ha motivo di pensare che i record potrebbero non essere univoci, si aggiunga ai record un campo separato, che faccia da numeratore, in modo che si possano comunque distinguere i singoli record in base a una numerazione progressiva.

Inoltre, quando è possibile, è bene suddividere su più campi informazioni che all’origine possono presentarsi aggregate in uno solo: per esempio, se si intende gestire un database di fatture, sarà bene prevedere un campo separato per l’imponibile e un altro per l’aliquota IVA, così da poter creare automaticamente il contenuto dei campi destinati a contenere l’importo dell’IVA e del totale della fattura.

In generale, più sono numerosi i campi elementari, più il database è flessibile e si presta a fornire informazioni combinate del tipo più diverso. Naturalmente, siccome ogni cosa ha un prezzo, la flessibilità ottenuta in questo modo si paga con maggior impegno nell’acquisizione dei dati. 

Scelti i campi, occorre disporli in successione, uno a fianco all’altro per formare il record. È bene selezionarli in modo che la loro successione rispecchi una certa logica pratica, raggruppando i campi che contengono informazioni simili. Per esempio, se si crea un database di fatture, affiancare l’identificazione dei singoli record.

Per definire i campi si deve dar loro un nome. La scelta del nome deve rispettare i seguenti vincoli:

· ogni nome deve essere diverso dagli altri

· ciascun nome deve stare in una cella separata

· i nomi non possono contenere spazi, numeri o formule

· i nomi vanno disposti su una sola riga

Oltre ai vincoli, ci sono considerazioni di buon senso da tener presente:

· uno nome può essere formato da un minimo di un carattere a un massimo di 255, ma è bene usare nomi compatti, di pochi caratteri, perché verranno richiamati nelle formule per gestire il database e più sono lunghi più è facile sbagliare a digitarli;

· non esagerare con la compattezza, però, perché nomi di due sole lettere, per esempio, rischiano di coincidere con i nomi delle colonne in Excel, creando ambiguità per il programma di gestione.

Dopo aver passato in rassegna i dati da gestire come database, scelti i nomi e stabilito l’ordine di successione, possiamo creare materialmente il database.

Per Excel un database è un intervallo di righe, composte da un numero uguale di colonne. Le colonne formano i campi, mentre le righe sono considerate record, eccetto la prima, che fa da intestazione e contiene i nomi dei campi.

Anche un intervallo di poche righe e poche colonne può essere considerato un database e trattato come tale, ma se si prevede di lavorare con una discreta quantità di dati è opportuno dedicare al database un foglio di lavoro separato, cominciando col piazzare nella prima riga i nomi dei campi. I nomi dei campi rispettano le convenzioni che abbiamo indicato nel paragrafo precedente. La formattazione (carattere grassetto e bordo) delle celle della prima riga non influisce sul funzionamento del database, serve soltanto a dare una maggiore evidenza ai nomi.

I campi dei record, dalla riga 2 in avanti, possono venire formattati in funzione dei dati che conterranno: date, importi in valuta, descrizioni e così via Il contenuto dei campi può essere un qualunque valore consentito in Excel: stringhe di testo, numeri, formule aritmetiche o formule logiche.

Dopo aver creato lo schema, si possono immettere i dati effettivi in vari modi: digitando i valori direttamente nei campi, uno dopo l’altro, oppure eseguendo operazioni di copia/incolla da un altro foglio di lavoro. Per esempio i campi IVA, Totale, Scadenza e Ritardo contengono formule, che elaborano il contenuto di campi adiacenti, quindi non è necessario immettervi dei dati, perché il loro contenuto risulterà dallo sviluppo delle formule.

Il primo campo, chiamato Doc (abbreviazione di "Documento"), per esempio, serve per assicurare l’univocità di ciascun record. Contiene un codice identificativo formato dal numero della fattura e da quello dell’anno di emissione. Le fatture vanno numerate progressivamente, come impone la legge fiscale. Possiamo farci aiutare da Excel per creare i codici delle fatture con numerazione progressiva. Vediamo come.

Nella cella A2, che è il primo campo dati dell’area del database, digitiamo il codice iniziale:

e ripetiamo la stessa operazione nella cela A3, immettendo però 9602. Selezioniamo le due celle e trasciniamo verso il basso il quadratino di riempimento della selezione, come per eseguire un’operazione di riempimento automatico. Ed è esattamente quello che accade: nelle celle sulle quali si esegue il trascinamento va a inserirsi una successione di valori che prosegue la serie 9601, 9602, incrementando il numero di 1 a mano a mano che procede il riempimento. 

Il meccanismo di riempimento automatico, che avevamo incontrato e utilizzato precedentemente per creare copie differenziate di una formula, vale anche per i numeri e in casi come questo, in cui occorre una serie di valori consecutivi, si dimostra molto comodo ed efficace. 

Per avere un piccolo campione di database col quale lavorare immettiamo i dati corrispondenti a una quindicina di record, in modo da completare le righe da 2 a 16.

Una volta creata di intestazione, si possono aggiungere ed eliminare record con le normali tecniche di intervento sulle righe di in foglio di lavoro.

I nuovi record si possono semplicemente accodare a quelli esistenti. Se si preferisce - per una qualsiasi ragione - inserirli in una posizione intermedia, basta selezionare una riga con un clic sulla sua intestazione (l’intestazione di una riga, ricordiamolo, è la casella all’estrema sinistra che contiene il numero della riga), attivare il comando Righe dal menu Inserisci e immettere i dati nella nuova riga che è stata inserita.

Quando si inseriscono nuovi record – in fondo alla tabella o in un punto intermedio - bisogna immettere anche le formule per i campi calcolati, operazione che si fa con un semplice comando di Riempimento automatico a partire dalla riga utile che precede immediatamente quella inserita ex novo.

L’eliminazione di un record si può fare con lo stesso meccanismo, selezionando la riga che lo contiene e scegliendo il comando Elimina dal menu Modifica.

Se si desidera modificare un campo che contiene un valore non calcolato, basta selezionarlo e riscriverne il contenuto in tutto o in parte.

In altri termini, la tabella che costituisce un database è accessibile e modificabile come qualunque altra parte del foglio di lavoro.

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