Word 2003
Stampa unione - Barra degli strumenti Stampa unione

A cura di:  Gerardo Paolillo - gerardo.paolillo@libero.it

Nota: E' permessa la pubblicazione di questa guida su altri siti lasciando intatto il contenuto, questa nota e il link a www.tutorialpc.it 

Una lettera così come una circolare o un qualsiasi altro documento può essere indirizzato a più persone contemporaneamente. Una tale operazione viene eseguita attivando la funzione Stampa unione.
Si sceglie dal menu Visualizza  la voce Barra degli strumenti e dal sottomenu la voce Stampa unioneoppure si sceglie dal menu Strumenti, sottomenu Lettere e indirizzi, sempre la voce Stampa unione.
È necessario in entrambi i casi avere a disposizione e aperto il documento principale, lettera o circolare che sia. Tra i due casi vi sono delle leggere differenze.
Nel primo caso, subito dopo aver scelto dal menu Visualizza la voce Barra degli strumenti e dal sottomenu Stampa unione, compare una nuova barra degli strumenti che porta lo stesso titolo, cioè Stampa unione.          

1. Cliccando sul primo pulsante da sinistra di questa barra degli strumenti si aprirà una finestra nella quale si potrà scegliere il tipo di documento principale ovvero se si tratta di una lettera o di un fax o di una busta o di un’etichetta o di un documento standard di windows.          
2. Il secondo pulsante apre la finestra Seleziona origine dati, in cui si potrà scegliere il documento al cui interno vi sarà una tabella recante i nomi e gli indirizzi dei destinatari oppure si potrà cliccare nella finestra su Nuova origine e nella successiva finestra che si apre selezionare ad esempio            Nome origine dati, in modo tale da prendere in considerazione un database di microsoft access.          
3. Il terzo pulsante mostra i destinatari della stampa unione. I nomi dei destinatari possono essere anche modificati o aggiunti cliccando sul pulsante Modifica. Nella finestra Modulo dati che si apre, si potranno visualizzare i vari record facendo clic sul pulsante con la freccia rivolta verso destra situato in basso alla finestra. Se, poi, si desidera inserire un nuovo dato si dovrà cliccare su Nuovo.
4. Per eliminare un dato, naturalmente, occorre selezionarlo e cliccare su Elimina. Nella finestra Destinatari stampa unione, sarà possibile molto facilmente trovare un record cliccando su Trova. Così facendo, si aprirà la finestra Trova nel campo, dove, nello spazio bianco Trova, si potrà digitare il nome o l’indirizzo da cercare e poi, nella casella sottostante, il campo nel quale tale nome o indirizzo è situato. Casomai dalle caselle corrispondenti ai vari destinatari sono stati tolti i segni di spunta e quindi risultano deselezionati, sarà possibile selezionarli di nuovo tutti molto rapidamente facendo clic su Seleziona tutto           .          
5. Il quarto pulsante consente di inserire blocchi di indirizzi, ossia consente di associare al nome del destinatario un formato tipo Sig. Rossi oppure Famiglia Rossi, Mario Rossi jr, eccetera (naturalmente Il cognome Rossi verrà sostituito dal vero cognome del destinatario). Inoltre, si potrà decidere di inserire il nome della società e di indicare il Paese soltanto se è diverso dall’Italia. Cliccando su Corrispondenza campi si avrà l’opportunità di verificare la corrispondenza dei vari campi inseriti.          
6. Il quinto pulsante permette l’inserimento di una formula di apertura tipo Gentile o Egregio Signor Rossi, eccetera, anche in questo caso si avrà l’occasione di constatare la corrispondenza dei vari campi;          
7. Il sesto pulsante è quello che consente di inserire i nomi dei campi nel documento. Si supponga ad esempio che i campi siano Nome – Cognome – Indirizzo. I campi devono essere singolarmente selezionati, e ogni volta bisognerà cliccare sul pulsante Inserisci. Dopo aver inserito i campi, si dovrà distanziarli l’uno dall’altro per evitare che quando si uniscano i documenti il nome, il cognome e l’indirizzo siano attaccati. Lo spazio tra un campo e l’altro verrà dato utilizzando la barra spaziatrice della tastiera.          
8. Tralasciando di prendere in considerazione i successivi quattro pulsanti, si giunge ai pulsanti che permettono di visualizzare i nomi e gli indirizzi dei destinatari utilizzando i pulsanti con le frecce rivolte verso destra e verso sinistra.
9. Cliccando sul pulsante Individua errori, si apre la finestra Controllo e segnalazioni errori, in cui sarà possibile riportare gli errori presenti nel documento principale in un documento separato simulando l’unione oppure si potrà completare l’unione fermandosi, però, per segnalare ogni errore che si verifica oppure si potrà completare l’unione senza fermarsi riportando comunque gli errori in un documento separato.           
10. Facendo clic sul pulsante Unisci in nuovo documento, si apre la finestra relativa ai record da unire. Sarà possibile scegliere di unire tutti i record o soltanto il record corrente o specificare i record che si desiderano unire utilizzando le caselle Da,  a.

Riquadro Stampa unione
Come già accennato in precedenza, vi è anche un altro modo di realizzare la stampa unione ed è quello di prendere in considerazione il riquadro omonimo alla destra della barra di scorrimento verticale, che viene visualizzato scegliendo dal menu Strumenti, sottomenu Lettere e indirizzi, la voce Stampa unione.         

1. La prima operazione da compiere all’interno del riquadro è di specificare il tipo di documento al quale si sta lavorando, cioè: lettere, messaggi di posta elettronica, buste, etichette, elenco. Per ogni casella selezionata compare una breve descrizione della voce in questione. Dopo aver selezionato l’opzione desiderata, per passare alla fase successiva, occorre cliccare in fondo al riquadro dove è scritto: Successivo documento di partenza
2. Il secondo passaggio riguarda la scelta del documento di partenza, cioè se si desidera usare il documento corrente oppure iniziare da un modello oppure iniziare da un documento esistente. Se si desidera iniziare da un modello, bisognerà cliccare su Seleziona modello; si aprirà così la finestra all’interno della quale, nella scheda Stampa unione, si dovrà scegliere il modello da utilizzare. Se, invece, si sceglie di iniziare da un documento esistente si dovrà cliccare sul pulsante Apri e aprire il documento che si vuole sia il documento di partenza del procedimento di stampa unione. Per il passaggio alla terza fase bisognerà sempre cliccare sul fondo del riquadro dove è scritto:            Successivo: Selezione destinatari.          
3. Il terzo passaggio riguarda la selezione dei destinatari. Tale selezione può essere fatta utilizzando un elenco esistente oppure utilizzando i contatti presenti nel programma di posta elettronica Outlook, oppure può essere creato un nuovo elenco. Se si sceglie di partire da un elenco già esistente, si potrà cliccare sul pulsante Sfoglia e scegliere il documento all’interno del quale magari è presente una tabella con i nomi e gli indirizzi dei destinatari. Subito dopo aver scelto il documento con i nomi dei destinatari comparirà la finestra Destinatari stampa unione dove sarà possibile apportare modifiche aggiungendo o eliminando destinatari. Se, invece, si sceglie di selezionare i contatti utilizzando il programma Outlook, si dovrà cliccare sul link Scegli cartella Contatti, in questo modo si aprirà l’omonimo programma. Se si preferisce creare un nuovo elenco, bisognerà cliccare sulla voce Crea. La voce Crea apre una finestra, in cui sarà possibile inserire i nomi dei destinatari, l’indirizzo, la società presso cui lavorano ed altro. Dopo aver creato l’elenco, è necessario salvarlo.          
4. La quarta fase del procedimento di stampa unione viene attivata cliccando su Successivo composizione lettera, presente in fondo al riquadro. Essa riguarda la possibilità di aggiungere informazioni sul destinatario selezionando uno dei seguenti elementi: Blocco di indirizzi, Formula di apertura, Affrancatura elettronica ed Altro. Questi elemento consento di far precedere il nome del destinatario da un formato tipo Sig. Rossi o Famiglia Rossi oppure di utilizzare formule di apertura come Egregio, Gentile. Cliccando su Altro, invece, sarà possibile inserire i campi dei destinatari. È preferibile che ciascun campo sia separato dall’altro, quindi dopo averli inseriti sarà opportuno distanziarli facendo ricorso alla barra spaziatrice della tastiera.          
5. Il quinto passaggio che si ottiene sempre cliccando in fondo al riquadro su  Successivo: Anteprima lettere, include la possibilità di visualizzare i nomi dei destinatari facendo clic sui pulsanti di scorrimento che si trovano vicino al link Trova destinatario. Questo link consente, soprattutto se l’elenco è abbastanza esteso, di trovare con faciltà, un destinatario inserendo nella piccola finestra,            Trova nel campo, il nome, il cognome, l’indirizzo, ed altro della persona che si vuole cercare. Sarà possibile modificare l’elenco dei destinatari prendendo in considerazione la voce Modifica elenco destinatari, mentre se l’intenzione è quella di escludere un destinatario la voce da utilizzare è Escludi destinatario.          
6. L’ultimo passaggio che si ottiene cliccando su  Successivo: Completamento unione, in fondo al riquadro, concerne l’operazione di unione dei record. In questa fase vi sono due voci. Se si clicca sulla voce Stampa si aprirà la finestra Unisci su stampante. In questo modo, si procederà direttamente a stampare le pagine con i nomi e gli indirizzi dei destinatari, mentre se si clicca su Modifica singole lettere, si aprirà la finestra Unisci in nuovo documento, così facendo prima di stampare il documento verranno visualizzate le pagine con i nomi e gli indirizzi dei destinatari in maniera tale, se è il caso, da apportare ancora qualche modifica.

Moduli
Secondo la definizione data dalla Guida in linea di microsoft word, per modulo si intende un documento che contiene spazi da compilare o campi modulo, in cui vanno inserite le informazioni. È possibile, ad esempio, creare un modulo di registrazione con elenchi a discesa in cui gli utenti possono selezionare le voci desiderate.

Creazione di un elenco a discesa

Innanzitutto, per creare un elenco a discesa è necessario selezionare dal menu Visualizza, la voce Barre degli strumenti e dal sottomenu Moduli. In questo modo compare la relativa barra degli strumenti. La prima operazione da svolgere è di cliccare sul primo pulsante di questa barra, Campo modulo testo. Sul foglio bianco, nel punto in cui si era posizionato il cursore, sarà visualizzato un tratto di colore grigio. Bisogna cliccare su questo tratto due volte con il tasto sinistro, così facendo si aprirà una finestra nella quale, nello spazio bianco Testo predefinito, si potrà digitare ciò che si desidera, dato, però, che si sta costruendo un elenco a discesa, si potrà digitare, ad esempio,  Dove preferisci andare?  Dall’elenco Formato testo, si potrà decidere se il testo digitato deve essere interamente composto da lettere maiuscole o minuscole o soltanto la prima deve essere in maiuscolo o semplicemente le iniziali delle parole devono essere in maiuscolo. Dopo aver operato le varie scelte, bisognerà cliccare su Ok. Sul foglio bianco nello spazio grigio, ora vi sarà ciò che si è digitato nella finestra. Prima di cliccare sul pulsante  Campo modulo elenco a discesa, si prema una sola volta la barra spaziatrice della tastiera. Anche in questo caso, dopo aver cliccato sul pulsante Campo modulo elenco a discesa  comparirà uno spazio di colore grigio. Se si clicca su di esso due volte con il tasto sinistro sarà aperta la finestra  Opzioni per campo elenco a discesa. Nel campo Voce elenco, si potranno digitare alcune voci; dato che precedentemente è stato adottato l’esempio Dove preferisci andare?, allora, le voci potrebbero essere: mare, montagna, campagna, cliccando ogni volta, dopo aver digitato una voce sul pulsante Aggiungi o in alternativa premere  Invio della tastiera. Una volta inserite tali parole si dovrà cliccare su  Ok. Nello spazio grigio vi sarà la prima voce inserita nella finestra.
A questo punto per rendere attivo l’elenco a discesa si dovrà cliccare sul pulsante  Proteggi modulo, presente sulla barra degli strumenti. Cliccando sulla linguetta, comparirà l’elenco creato dal quale scegliere la voce che si desidera.
                                

Creazione di una casella di controllo
Una casella di controllo serve quando si desidera selezionare un’opzione anziché un’altra. Per crearla è necessario avere a disposizione la barra degli strumenti  Moduli. Si clicca sul primo pulsante da sinistra di questa barra, Campo modulo testo, e si crea sul foglio bianco dove era stato posto il cursore uno spazio grigio. Cliccando due volte con il tasto sinistro su di esso, si apre una finestra dove nel campo Testo predefinito  si potrà digitare una parola o un’espressione. Nel campo Formato testo  si potrà scegliere se il testo digitato deve essere interamente composto da lettere maiuscole o minuscole o soltanto la prima deve essere in maiuscolo o semplicemente le iniziali delle parole devono essere in maiuscolo. Dopo aver scelto, si dovrà cliccare su  Ok. Poi, si preme una sola volta la barra spaziatrice della tastiera e si clicca sul pulsante Campo modulo casella di controllo, della barra degli strumenti Moduli, il secondo da sinistra. Compare anche in questo caso un piccolo spazio grigio con all’interno un quadratino. Se si clicca due volte su di esso con il tasto sinistro, si apre la finestra  Opzioni per campo casella di controllo, dove, scegliendo la voce Esatte, si potranno specificare le dimensioni precise della casella di controllo. Al rigo successivo si possono ripetere le stesse operazioni, vale a dire inserire il  Campo modulo testo  e il  Campo modulo casella di controllo, separandoli con la barra spaziatrice della tastiera. Ora, per rendere attivo il modulo si dovrà cliccare sul pulsante Proteggi modulo della barra degli strumenti. Soltanto così si potrà scegliere se cliccare sul primo quadratino o su quello sottostante.
Il colore grigio che contraddistingue il campo modulo potrà essere rimosso, cliccando sul pulsante della barra degli strumenti,

Ombreggiatura campo modulo .
Quando il modulo è protetto non potranno essere apportate modifiche al documento.

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